Om te kunnen boeken in het nieuwe boekjaar is het aanmaken van dit nieuwe boekjaar het enige dat u hoeft de doen. Indien u naast het aanmaken van het nieuwe boekjaar de gehele eindejaarsverwerking wilt uitvoeren, zijn er een aantal zaken waar u op dient te letten. Zo dient u het nieuwe boekjaar als standaard boekjaar in te stellen, het financiële resultaat te verwerken, het afsluiten van de dagboeken voor de periodes, het wijzigen van de boekstuknummers en eventueel het genereren van een nieuwe reeks ‘onze referentie’ nummers. In dit stappenplan wordt de financiële eindejaarsverwerking stapsgewijs behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren. De stappen die zullen worden besproken zijn de volgende:

Stap 1 – Een nieuw boekjaar aanmaken 

  1. Ga naar het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen].
  2. Hier klikt u op het icoon achter ‘Periode-datumtabel’ om de periode-datumtabel te openen.
  3. Klik op de knop ‘Nieuw’.
  4. In het volgende scherm wordt automatisch het eerstvolgende boekjaar getoond. Met de knop ‘Genereren’ kunt u eenvoudig een nieuw boekjaar aanmaken.
Bij het bewaren van het nieuwe boekjaar heeft u de mogelijkheid om meteen een hele reeks nieuwe boekjaren te genereren. Als u daarvoor kiest worden er naast het nieuwe boekjaar ook al boekjaren voor de daaropvolgende jaren aangemaakt. Volgend jaar hoeft u deze stap dan niet meer uit te voeren.

Het kan tevens het geval zijn dat het boekjaar al is aangemaakt, maar nog geopend dient te worden. Dit kunt u met de volgende stappen doen:

  1. Ga naar het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen].
  2. Hier klikt u op het icoon achter ‘Periode-datumtabel’ om de periode-datumtabel te openen.
  3. Markeer de regel van het boekjaar waarvoor u de dagboeken/periodes wilt openen.
  4. Klik op de knop ‘Perioden heropenen’. Nu zijn alle dagboeken/periodes voor het betreffende boekjaar geopend.
Stap 2 – Het standaard boekjaar instellen

Vanaf het moment dat u in het nieuwe boekjaar gaat boeken, is het meestal wenselijk het standaardboekjaar aan te passen. Om dit aan te passen opent u het onderhoud van de Periode-datumtabel.

  1. Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen].
  2. Klik op het icoon achter ‘Periode-datumtabel’ om de periode-datumtabel te openen.
  3. Vervolgens klikt u hier op de knop ‘Instellingen’. Wanneer u het boekjaar wilt veranderen kunt u het nieuwe jaar invullen en kiezen voor bewaren. Het systeem komt nu bij het opvragen van overzichten standaard op met dit boekjaar.

Stap 3 – Het resultaat verwerken

De volgende stap binnen de eindejaarsverwerking is het verwerken van het resultaat. De beginbalans van het nieuwe jaar staat altijd voor alle W&V rekeningen op nul. Voor de balansrekeningen wordt het eindsaldo van het vorige boekjaar overgenomen in de beginbalans van het nieuwe jaar. Dit betekent dat het saldo van alle balansrekeningen niet op nul loopt. Balans en W&V rekeningen zijn dus niet in evenwicht. Dit is met het verwerken van het resultaat van het voorgaande boekjaar opgelost. Het verwerken van het resultaat kunt u zo vaak uitvoeren als u wilt. Iedere keer wordt het resultaat van alle verwerkte boekingen verwerkt, die nog niet waren meegenomen in een vorige verwerking van het resultaat.
De transactie die wordt aangemaakt bij het verwerken van het resultaat, is niet op de Winst&Verliesrekening te zien van het boekjaar van waarvan het resultaat is verwerkt. Het totaalresultaat is nog steeds te zien op de Winst&Verliesrekening. Nadat de boekingen zijn verwerkt kunt u op de openingsbalans van volgend jaar een resultaat van nul terugzien. Merk op dat alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Als er na het verwerken van het resultaat nog boekingen op W&V rekeningen in het oude boekjaar worden verwerkt, zal het resultaat dus opnieuw verwerkt dienen te worden.

  1. Ga naar [Financieel, Invoer, Verwerken].
  2. Selecteer de boekingen die u wilt verwerken.
  3. Klik op de knop ‘Verwerken’.
  4. Ga vervolgens naar [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat].
  5. De methode is standaard ingevuld als ‘Jaarlijks’. Mocht u in plaats hiervan het resultaat per periode willen verwerken, dan kunt u dit instellen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen] onder de sectie ‘Periode- en boekjaarcontrole’.
  6. Voer het boekjaar in waarvan u het resultaat wil verwerken.
  7. De periode wordt automatisch voor u ingevuld.
  8. Voer het dagboek in waar u het resultaat wilt boeken.
  9. Het veld ‘Rekening: Balans’ wordt standaard ingevoerd, maar u kunt dit aanpassen naar een andere balansrekening.
  10. Vul een ‘Omschrijving’ in, deze is standaard ‘Resultaat Jaar’.
  11. Groepeer uw resultaat op ‘Boekjaar’, en mocht u werken met kostenplaatsen dan kunt u de optie ‘Boekjaar/Kostenplaats’ selecteren.
  12. Klik op de knop ‘Tonen’.
  13. U krijgt een overzicht van het saldo per grootboekrekening.
  14. Wanneer deze correct is kunt u uw resultaat verwerken door op de knop ‘Verwerken’ te klikken.
  15. Hierna krijgt u de melding ‘Wilt u alle dagboeken voor de geselecteerde periode(s)/jaar afsluiten?’
    Wanneer u bij die melding voor ‘Ja’ kiest, zullen de dagboeken voor de geselecteerde periodes of het jaar automatisch worden afgesloten. Hierdoor hoeft u dit niet meer handmatig te doen.
    Als u voor ‘Nee’ kiest blijven de dagboeken geopend. U kunt deze dan naderhand nog sluiten via de periode-datumtabel.
  16. Nadat uw resultaat verwerkt is krijgt u de melding ‘Verwerkt: Financiële boeking’.
  17. Selecteer ‘OK’.
Opmerking: als er na het uitvoeren van de bovenstaande actie nog transacties worden gemaakt die van invloed zijn op het resultaat, kunt u deze functie te allen tijde nogmaals opstarten. Met het doorlopen van bovenstaande stappen is het verwerken van het resultaat voltooid. U kunt uw resultaat nu aflezen in de balans. Let u erop dat bij het opvragen van de balans het vinkje bij ‘Sluitposten’ is aangevinkt zodat de transactie die is aangemaakt door het verwerken van het resultaat wordt meegenomen.

Stap 4 – Afsluiten periodes

Om de kans op fouten te voorkomen, kunt u de dagboeken sluiten voor alle periodes in het oude boekjaar.

  1. U kunt periodes afsluiten via menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen].
  2. Hier klikt u op het icoon achter ‘Periode-datumtabel’ om de periode-datumtabel te openen.
  3. Wanneer u hier het boekjaar selecteert en op de knop ‘Perioden sluiten’ klikt, wordt het gehele boekjaar afgesloten.
    U kunt ook één bepaalde periode sluiten door het boekjaar te openen en vervolgens op het aantal dagboeken te klikken in de kolom ‘gesloten’ van de betreffende periode. De periodes kunnen niet worden gesloten totdat de boekingen zijn verwerkt, de uurboekingen gefiatteerd en/of de betalingen/ontvangsten zijn toegewezen. In dit geval dient u eerst alle boekingen te verwerken, uurboekingen te fiatteren en betalingen/ontvangsten toe te wijzen.
Let op: Het kan zijn dat u bij het afsluiten van het boekjaar de volgende melding krijgt “Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn”. U heeft hierbij de mogelijkheid om de niet toegewezen betalingen/ontvangsten toe te wijzen aan de onbekende debiteur/crediteur. Voor de stappen die u kunt uitvoeren kunt u terecht op de workspace Eindejaarsverwerking.

Stap 5 – Wijzigen boekstuknummers

  1. In het menupad [Systeem, Financieel, Dagboeken] kunt u de boekstuknummers voor het nieuwe boekjaar aanpassen.
  2. Open het dagboek en ga naar het tabblad ‘Nummer’. Hier ziet u dat van ieder boekjaar automatisch unieke nummers zijn aangemaakt met het boekjaar daarin verwerkt.
  3. U kunt deze wijzigen door het jaar aan te klikken en te kiezen voor ‘Wijzigen’.
    Het is belangrijk om deze nummers uniek te houden. U dient voor ieder jaar unieke boekstuknummers te gebruiken met voorloopgetallen zoals bijvoorbeeld 17000001 voor 2017 en 18000001 voor 2018.
Stap 6 – Wijzigen onze referentie

Met ‘Onze Referentie’ wordt een bepaalde financiële transactie aangeduid. Deze transactie kan over meerdere boekjaren plaatsvinden. Bijvoorbeeld een factuur van 2017 die pas in 2018 betaald wordt, hebben dezelfde ‘Onze Referentie’ aangezien het een financiële transactie is. Net als bij boekstuknummers, is het van belang dat deze nummers altijd uniek zijn per financiële transactie ondanks het boekjaar. Om verschillende financiële transacties te scheiden kunt u niet dezelfde ‘Onze Referentie’ nummers gebruiken in het volgend boekjaar. Hiermee maakt u optimaal gebruik van de traceerbaarheid.U heeft de mogelijkheid om door te gaan met de huidige reeks, of een nieuwe reeks aan te maken. U kunt deze nieuwe reeks voor algemene dagboeken (Kas-, Bank-, Giro- en Memoriaaldagboeken) en voor inkoopdagboeken genereren.

  1. Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Nummerinstellingen] sectie ‘Financieel’.
  2. Selecteer het icoon aan de rechterkant van het betreffende dagboek. Voor de verkoopdagboeken wordt het eerst beschikbare boekstuknummer of factuurnummer als ‘Onze Referentie’ gebruikt.

Resultaat:

Wanneer u al deze stappen heeft doorlopen heeft u de volledige eindejaarsverwerking afgerond.