Situatie zonder Word Merge Add-on

• De standaard document merge functionaliteit van Exact Synergy Enterprise biedt alleen de mogelijkheid om vanuit een relatiekaart of een medewerkerkaart een document merge te genereren naar MS Word.
• Het genereren van MS Word documenten vanuit (één of een verzameling van) verzoeken, medewerkerskaarten of projectkaarten is niet mogelijk. Hierdoor zijn bevestigingen, offertes, mailingen en dergelijke vaak niet te mergen met MS Word.
• Het genereren van MS Word documenten vanuit Synergy naar meerdere relaties is niet mogelijk.
• Slechts een beperkt aantal velden vanuit Exact Synergy kan worden ingevoegd in het MS Word document.
• Standaard correspondentie is in veel organisaties reeds opgezet in MS Word sjablonen.

Situatie met Word Merge Add-on

• Vanuit de relatiekaart, de projectkaart, de medewerkerskaart en ieder willekeurig verzoek kan rechtstreeks een merge naar een onbeperkt aantal voorgedefinieerde MS Word documenten worden opgestart.
• De merge viondt op de server plaats, zodat er op de werkstations geen installatie hoeft plaats te vinden.
• Naast een enkelvoudige merge is het mogelijk om een batchmerge naar MS Word te genereren voor meerdere relaties, werknemers of verzoeken. De documenten worden als afzonderlijke documenten opgeslagen, direct gekoppeld aan de betreffende entiteiten.
• Mailingen kunnen direct vanuit Exact Synergy worden gegenereerd zonder tussenkomst van MS Excel.
• Nadat de brief is samengevoegd in MS Word, wordt deze na eventuele handmatige toevoegingen in het document, direct opgeslagen in Exact Synergy onder de gerelateerde kaart.
• Na mergen kan automatisch een verzoek worden aangemaakt voor opvolging (bijvoorbeeld bij offertes) of goedkeuring van uitgaande post.
• Informatie uit meerdere verzoeken kan worden samengevoegd in één MS Word document (tabelmerge).
• MS Word templates kunnen worden gekoppeld aan de rechten en rollen in Exact Synergy Enterprise.

 Toepassingen

• De MS Word Merge Add-on kan voor alle typen standaarddocumenten worden ingezet en zijn direct op te starten vanaf de kaart.
• CRM gerelateerde documenten, zoals klantcorrespondentie, offertes, orderbevestigingen, contracten, mailingen etc.
• HR gerelateerde documenten, zoals arbeidscontracten, bruikleenovereenkomsten etc.
• Project gerelateerde documenten, zoals bevestigingen van meerdaagse planningen, projectcorrespondentie, en dossierdocumenten.

 Voordelen

• Zeer snel en eenvoudig MS Word documenten produceren zonder handmatige invoer van informatie die reeds in Exact Synergy Enterprise bekend is.
• Eenvoudig en gebruiksvriendelijke interface.
• MS Word documenten worden met één druk op de knop direct op de juiste plaats met de juiste categorisering en met het juiste beveiligingsniveau in Exact Synergy Enterprise opgeslagen.
• Alle velden vanuit Exact Synergy en de aan het verzoek gerelateerde gegevens kunnen worden ingevoegd in het MS Word document.
• Centraal beheer en uniformiteit in huisstijl van alle standaarddocumenten in uw organisatie.
• Volledig geïntegreerd binnen uw Exact Synergy omgeving.

Product kenmerken

• Beschikbaar voor: Exact Synergy Enterprise batch 242 en hoger.
• Alleen in combinatie met: Exact SDK Synergy Client.
• Ondersteunde MS Office versie: Word 2007
• Licentie: minimale afname van 10 gebruikers.
• Geschatte implementatietijd: afhankelijk van het aantal te definiëren MS Word-templates, minimaal 1 dag.